Tipps für die optimale Videokonferenz

Auch in Zukunft, nach den Beschränkungen der weltweiten Corona-Pandemie, werden in vielen Unternehmen Videokonferenzen an der gewöhnlichen Tagesordnung stehen. Eine Videokonferenz ist vor allem dann überaus praktisch, wenn mit Geschäftspartnern schnell einmal etwas persönlich zu klären ist oder die Kundenbindung durch Meetings vorangetrieben werden sollen. Im Gegensatz zum Telefonat oder der E-Mail-Kommunikation lässt sich wesentlich gezielter auf die Mimik und Gestik des Gegenübers eingehen, sodass es durch Videokonferenzen zu mehr Abschlüssen kommen kann. Aber auch im Bereich der Mitarbeiterschulung haben sich online Konferenzen in der Praxis bewährt. Lesen Sie in diesem Ratgeber nach, was Experten auf dem Gebiet der IT-Sicherheit für wertvolle Ratschläge bereithalten, damit die Daten aus Ihrer nächsten Videokonferenz nicht einfach von unbefugten Dritten mitgeschnitten werden können und wie Sie unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße für mehr Sicherheit sorgen bei Ihren Videokonferenzen.    

Voraussetzungen für eine sichere Videokonferenz

Jeder Teilnehmer der Videokonferenz benötigt ein eigenes Passwort. Zwar spart es Zeit, wenn ein allgemeingültiger Zugang zur Videokonferenzschaltung eingerichtet wird, dennoch gefährdet dies die Sicherheit digitaler Meetings ungemein. Machen Sie sich also zugunsten der Sicherheitsoptimierung unbedingt die Mühe, einzelne Zugänge einzurichten, mit sicheren Passwörtern. Es trägt ferner zum besseren Schutz Ihrer Videodaten bei, wenn jeder Mitarbeitende das eigene Passwort in regelmäßigen Abständen ändert.

Zur Videokonferenz nicht über soziale Netzwerke einladen

Facebook, Twitter, Instagram & Co. eignen sich hervorragend als Werbemedien, da sie eine große Reichweite ermöglichen und außerdem eine konkrete Zielgruppenansprache gewährleisten. Ihre Einladung zur Videokonferenz kann jedoch über die bekannten sozialen Kanäle leicht mitgelesen werden, Hacker können dann vergleichsweise einfach an Zugangsdaten inklusive Passwörter gelangen. Laden Sie die Teilnehmer zu Ihrer nächsten Videokonferenz daher am besten über eine verschlüsselte E-Mail ein oder versenden Sie den Einladungslink über einen geschützten Messenger.

Unbefugte Dritte sofort aus der Videokonferenz entfernen

Es kann sein, dass Ihnen neben den eingeladenen Teilnehmern der Videokonferenz noch fremde IP-Adressen auffallen. Haben sich Unbefugte Zugang verschafft zu Ihrer virtuellen Konferenzschaltung, müssen diese nicht zwangsläufig in der Gesamtübersicht aller Teilnehmer angezeigt werden. Vielmehr ist es durch eine Manipulation Ihrer verwendeten Software möglich, von externen Rechnern aus Daten auszulesen, mitzuschneiden oder die Übertragungsleistung der Videokonferenz zu stören. Das ist nicht nur überaus unangenehm für den Fortgang der Gespräche, sondern stellt ein hohes Sicherheitsrisiko dar. Halten Sie Ihre Firewall und IT-Sicherheitssoftware-Lösungen daher stets auf dem neuesten Stand, aktualisieren Sie Ihre Videokonferenz-App regelmäßig und entfernen Sie unbekannte Teilnehmer sofort aus der Session, auch wenn diese vielleicht kein Profilbild besitzen, wie Ihre eingeladenen Unterredungsteilnehmer.

Gesprächstipps für eine gelungene Videokonferenz

Es erleichtert die Kommunikation, wenn Sie sich angewöhnen, während eigener Beiträge stets direkt in die Kamera zu schauen. Das mag am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig sein, wenn Sie in Videokonferenzen noch nicht so geübt sind. Ihr Gegenüber fühlt sich dann jedoch direkt angesprochen. Es mag zwar für Sie besonders interessant sein, die Gesichtsausdrücke Ihrer verschiedenen Gesprächspartner zu studieren, dennoch sollte Ihr Fokus primär auf der Webcam liegen. Dieses Vorgehen gelingt meist leichter, wenn die Videokonferenz nur zwischen zwei Teilnehmern stattfindet. Bedenken Sie aber auch, wenn Sie mit Ihren Angestellten im Home Office per Video telefonieren, dass es die Kommunikation fördert, wenn Sie immer wieder in die Kamera schauen und nicht etwa Augenkontakt suchen zu der Anzeige auf Ihrem PC-Monitor.

Weiterführende Videokonferenz Tipps

In den Medien finden sich immer wieder Beispielvideos für unangemessene Kleidung während Videokonferenzen. Möchten Sie ein Bewerbergespräch per Videoschalte führen, dürfen Sie selbstverständlich davon ausgehen, dass Ihr Gegenüber sich ebenso intensiv auf die persönliche Unterredung vorbereitet wie beim Meeting in Ihren Geschäftsräumen. Auch wenn bei der Videoschalte höchstwahrscheinlich die untere Körperhälfte nur in den seltensten Fällen sichtbar sein wird, ersparen Sie sich jede Menge Peinlichkeiten, wenn Sie stets so bekleidet sind, wie Sie auch im Büro erscheinen würden. Die Fauxpas in Videokonferenzen reichen dabei von Meetings in Jogginghosen zum Hemd mit Krawatte, aber auch ein Gespräch in Boxershorts kann Ihnen schnell zum Verhängnis werden.

Richten Sie sich optimal ein für Ihre Videokonferenz

Am besten ist es, wenn Sie während der gesamten Videokonferenz nicht Ihren Platz verlassen müssen, um Unterlagen oder Utensilien zu holen. Ein neutraler Hintergrund erleichtert Ihrem Gesprächspartner die Konzentration. Möchten Sie ähnlich wie im Mitarbeitermeeting in Ihren Büroräumen mit PowerPoint Präsentationen, Grafiken oder anderem Bildmaterial arbeiten, stellen Sie sich rechtzeitig eine Videopräsentation bereit. Es mindert die Qualität ungemein, wenn Flipcharts vor die Webcam geschoben werden, um Statistiken zu verdeutlichen, Entwicklungstrends aufzuzeigen usw.

Verschlüsselte Videokonferenz sicher abhalten

Alle teilnehmenden Geräte müssen über eine verschlüsselte Verbindung verbunden werden, unabhängig davon, ob die Datenübertragung bei der Videokonferenz im Firmen-Netzwerk stattfindet oder ob Endgeräte über eine kabellose Funkverbindung hinzugefügt werden. Sie können Ihre Videocall-Software so einrichten, dass Sie jederzeit die Bild- und/oder Tonübertragung ausschalten können. Dies ist besonders dann nützlich, wenn Sie der Sekretärin einen schnellen Auftrag erteilen möchten, da Ihnen ein bestimmtes Dokument fehlt. Aber auch zur kurzen Besprechung mit einem lokal anwesenden Partner kann es überaus sinnvoll sein, Bild oder Ton während der Videokonferenzschaltung vorübergehend so zu deaktivieren, dass es nicht sofort alle Teilnehmer bemerken.