Voraussetzung für eine gelungene Teamarbeit im Büro

Ein wichtiges Merkmal erfolgreicher Unternehmen, Abteilungen oder Projektteams ist, dass in diesen ein gutes Betriebsklima vorherrscht. Dieses ist einerseits durch indirekte Faktoren, wie etwa dem Arbeitsumfeld, der Qualität der Ausstattung, der Beleuchtung, der Luftqualität und anderen ähnlichen Punkten beeinflusst. Andererseits ist das Betriebsklima auch durch die Mitarbeiter und Führungskräfte selbst beeinflusst.

Arbeiten Teams harmonisch zusammen, so fühlen sich die Teammitglieder am Arbeitsplatz wohl, kommen gerne zur Arbeit und können sich in stressigen Situationen auf die gegenseitige Unterstützung für und von Kollegen verlassen. Entsprechend groß ist das Interesse, die positiven Effekte von Teamarbeit zu Tage zu fördern. Einfach ist dies nicht, schließlich ist das Teambuilding ein stetiger Prozess, der ständigen Veränderungen unterworfen ist.

In diesem Beitrag gehen wir auf die grundsätzlichen Voraussetzungen ein, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team überhaupt erst möglich machen. Mit ein wenig Aufwand bringen Sie den Teambuilding-Prozess in Gang und legen den Grundstein für gelungene Teamarbeit im Büro.

Welche Maßnahmen die Teamarbeit positiv beeinflussen, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Auch darauf gehen wir natürlich gesondert ein.

Die Basics der Teamarbeit: Fairness, Flexibilität und klare Strukturen

Auch wenn Sie Teams gezielt zusammenstellen, ist dies kein Garant, dass dieses Team auch von Beginn an harmonisch und aufgabenorientiert zusammenarbeitet. Häufig ist eine von Anfang an reibungslos funktionierende Teamarbeit auch schlicht Utopie: Stellen Sie sich beispielsweise ein Projektteam vor, in dem Fachleute aus verschiedensten Fachrichtungen zusammenarbeiten sollen. Hier treffen Wissen, Arbeitsweisen, Persönlichkeiten und Erfahrungen aufeinander, die unterschiedlicher nicht sein könnten. Damit Teamarbeit reibungslos funktioniert, sind Führungskräfte gefragt, die unterschiedliche Menschen individuell und zielorientiert führen können.

Die Basics gelungener Teamarbeit sind in erster Linie klare Strukturen: Definieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team, wie die Zusammenarbeit zukünftig gestaltet wird. Legen Sie etwa unmissverständlich fest, wer für welche Aufgaben zuständig ist, wer wen während eines Urlaubs oder krankheitsbedingter Abwesenheit vertritt und wer welche Entscheidungen treffen darf. Nehmen Sie dabei auch Rücksicht auf unternehmensweite Prozesse und Arbeitsanweisungen. Darüber hinaus sollten Sie Vorgaben mit Hilfe von neuen Erfahrungswerten regelmäßig diskutieren und überdenken. Auch der offene und lösungsorientierte Umgang mit Problemen oder Fehlern trägt zu einer gelungenen Teamarbeit bei. Dazu ein Beispiel:

Publiziert ein Mitarbeiter eines Teams etwa regelmäßig Informationen im Inter- oder Intranet und hat daneben noch andere Aufgaben, so kann es bei hoher Arbeitsbelastung schnell zu Flüchtigkeitsfehlern kommen. Dies ist nicht allzu tragisch, öffnet möglichen Kritikern aber Tür und Tor.
Statt den Fehler nur dem zuständigen Mitarbeiter anzulasten, könnte in Zukunft ein Vier-Augen-Prinzip eingeführt werden. Erstellt der Mitarbeiter einen Text auf Basis von Informationen eines Kollegen, so liest sowohl der publizierende Mitarbeiter als auch der Informationslieferant den Text vor der Veröffentlichung gegen.
Die Fehlerhäufigkeit wird so reduziert, die Kommunikation gefördert und im Ernstfall wird der „schwarze Peter“ nicht einem einzelnen Mitarbeiter zugesteckt.

Fairness spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Auch hier haben Führungskräfte eine besondere Verantwortung diese zu gewährleisten und gegebenenfalls steuernd einzugreifen. Folgende Beispiele zeigen, in welchen Bereichen Fairness die Teamarbeit beeinflusst:

Finden regelmäßig Meetings oder Jour Fixes statt, so sollten Führungskräfte darauf achten, dass alle Teammitglieder die Gelegenheit haben, sich angemessen zu äußern. Hier ist häufig Fingerspitzengefühl gefragt, denn während extrovertierte Teammitglieder gerne lang und ausführlich von sich aus berichten und diskutieren, müssen introvertierte oder zurückhaltende Mitarbeiter möglicherweise gezielt dazu motiviert werden.
Nutzen Sie als Führungskraft Mitarbeitergespräche, Feedbackgespräche oder andere Instrumente, so sollten Sie darauf achten, dass diese jedem Teammitglied im selben Umfang zur Verfügung stehen. Versuchen Sie außerdem stets ein offenes Ohr für Ihre Mitarbeiter zu haben: Erschwert ein hektisches Arbeitsumfeld die Kommunikation, so sollten vielleicht „feste“ Sprechstunden einrichten, an denen Sie garantiert ein offenes Ohr haben.

Teamarbeit nicht nur wirtschaftlich vorteilhaft

Arbeiten Teams professionell zusammen, so hat dies natürlich positive wirtschaftliche Effekte für ein Unternehmen. Allerdings profitieren auch die Mitarbeiter selbst von einem harmonisch arbeitenden Team: Das Stresslevel ist im Durchschnitt geringer, krankheitsbedingte Ausfälle sind seltener und nicht selten werden Arbeitskollegen mit der Zeit auch zu Freunden. Vereinfacht gesagt sind Mitarbeiter schlicht zufriedener, als Kollegen, die möglicherweise ständig in weniger harmonischen Teams arbeiten müssen.

Arbeitgeber und Führungskräfte sollten die Bedeutung von Teamarbeit also nicht unterschätzen und nötigenfalls an Konzepten arbeiten, wie diese in Zukunft gezielt vorangetrieben werden kann.