Eine Kick-Off-Veranstaltung markiert die Entwicklungsphase eines Projektes oder dessen Start. Es soll ein persönlicher Kontakt zwischen den Beteiligten hergestellt werden und diese erhalten wichtige Informationen über den Auftrag. Ebenso können Projektrollen und –aufgaben verteilt werden.
Erfahren Sie in den folgenden Abschnitten, was eine gute Kick-Off-Veranstaltung ausmacht! Sie erhalten einen Überblick über deren Bestandteile und sammeln nützliche Informationen, wie Sie die Veranstaltung planen.
Wichtige Bestandteile einer Kick-Off-Veranstaltung
- Begrüßung durch Sie, sprich: den Projektleiter bzw. die Projektleiterin
- Die Beteiligten stellen sich gegenseitig vor
- Die Projektziele werden dargestellt
- Der übergeordnete Nutzen des Projekts für das Unternehmen wird erläutert
- Überblick über den Projektplan
- Sowohl die Rollen als auch die Aufgaben, die Verantwortlichkeiten und die Zuständigkeiten werden geklärt
- Die Methoden für die Umsetzung werden festgelegt
- Das gilt auch für die Kommunikationsregeln
- Feedbackrunde (offene Fragen, Anregungen, Bedenken)
Die Basis für den Erfolg des Events
Um eine Kick-Off-Veranstaltung sorgfältig zu planen, sollten Sie den Termin für diese bereits frühzeitig festlegen und Ihre Mitarbeiter über das Datum informieren. Damit Sie einen Überblick über die ungefähre Teilnehmerzahl haben, fordern Sie die Eingeladenen dazu auf, möglichst zeitnah zu- oder abzusagen. Anschließend geht es an die Location-Suche.
Der Ort für die Kick-Off-Veranstaltung kann frei gewählt werden: Sie können einen modernen Tagungsraum mieten, das Meeting auf einem Gut durchführen u.v.m. Wichtig ist, dass der Veranstaltungsraum ausreichend Kapazitäten bietet. Zudem sollte die Location über eine gute Verkehrsanbindung verfügen und sich durch ausreichend Parkmöglichkeiten auszeichnen. Dass die für das Event notwendige technische Ausstattung vorhanden sein muss, ist wohl selbstverständlich.
Hinweis: Eine angemessene, interessante Location hat gravierenden Einfluss auf die Motivation der Teilnehmer.
So wird Ihr Event zum Hit!
Es gibt unzählige Möglichkeiten, der Kick-Off-Veranstaltung das gewisse Etwas zu verleihen und die Motivation der Mitarbeiter für das Projekt somit zusätzlich zu steigern. Sie können sich beispielsweise um ein außergewöhnliches Buffet bemühen oder einen Live-Koch organisieren. Ebenso kann ein DJ oder eine andere musikalische Begleitung das Ambiente perfektionieren. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf und hauchen Sie der Pflichtveranstaltung Leben ein!
Damit Sie nicht den Überblick verlieren
In diesem Abschnitt gehen wir etwas genauer auf die mögliche Agenda einer Kick-Off-Veranstaltung ein. Beachten Sie, dass es sich hierbei um ein dynamisches Konstrukt handelt, d.h. während des Meetings können andere sowie zusätzliche Punkte anfallen.
- Beginn des Meetings: Begrüßung und Vorstellung der geplanten Agenda; Vorstellung Ihrer Person (als Projektleiter); Vorstellung des Projektes durch den Leiter und/ oder den Auftraggeber
- Vorstellungsrunde: Vorstellung der einzelnen Projektteilnehmer; Thematisierung der Teilnehmer-Erwartungen und -Befürchtungen (als Brainstorming)
- Details zum Projekt: Projektleiter stellt den Auftrag genau vor: Welche Gründe gibt es für die Kick-Off-Veranstaltung? Warum wurde das Projekt ins Leben gerufen? Worin bestehen die Ziele?; anhand welcher Ergebnisse erfolgt die Bewertung der Teilnehmer (Stichwort Transparenz)?; welche Erkenntnisse zum Projekt bestehen zum Zeitpunkt des Status quo? Gibt es parallellaufende Projekte?
- Die Organisation: Vorstellung der Projektphasen (samt Beginn und Ende); welche Methoden werden für die Umsetzung Verwendung finden?; grobe Projektorganisation (wer erfüllt welche Rollen?); Ressourcenplanung auf Basis der Aufwandsabschätzung
- Kommunikation während des Projektes: Wer berichtet an wen? Auf welche Weise erfolgt die Dokumentierung des Projekts? Welche Techniken finden für die Kommunikation Verwendung (Telefon, Skype, E-Mail, Cloud, …)? Vereinbarung von gemeinsamen Verhaltensregeln für die Zusammenarbeit
- Weiteres Vorgehen: Planung des nächsten Meetings; gegebenenfalls Vereinbarung von ersten Zwischenzielen bzw. –aufgaben
- Feedback zur Kick-Off-Veranstaltung und zum Projekt: Das Verständnis des Projekts bei jedem einzelnen Teilnehmer sicherstellen; Anregungen einholen; die Teilnehmer für das Projekt begeistern und motivieren
- Versendung der Dokumentation der Veranstaltung
Eine gründliche Planung ist das A und O!
Abschließend finden Sie die wichtigsten Punkte für die Planung der Kick-Off-Veranstaltung noch einmal zusammengefasst:
- Entscheiden Sie sich frühzeitig für einen Termin und laden Sie die Mitarbeiter ein, mit der Bitte um eine zeitnahe Zu- oder Absage.
- Auf Grundlage der ungefähren Teilnehmerzahl ist eine Location zu organisieren. Diese muss über eine gute Verkehrsanbindung, die notwendige technische Ausstattung und weitere Merkmale (s.o.) verfügen.
- Auch Entertainment- und Catering-Angebote müssen frühzeitig eingeholt und gebucht werden.
- Planen die den konkreten Ablauf möglichst detailliert und legen Sie sich einen Zeitplan an.
- Versenden Sie Vorabinformationen über das Projekt an die Beteiligten.
Sie wünschen sich weiterführende Informationen zum Thema Kick-Off-Veranstaltung? Die Experten der Alu-Prospektständer GmbH stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite!