Die ultimative Checkliste für Ihre Veranstaltung

Eine Veranstaltung zu planen erscheint vielen Menschen weitaus einfacher als es in der Realität ist. So sehen jene, die nicht mit der Planung und dem Management von Veranstaltungen betraut sind, meist nur die spannenden und angenehmen Seiten dieser Tätigkeit. Auch ist es ein wichtiges Merkmal erfolgreicher Veranstaltungen, dass Gäste, Kunden oder Besucher vom ganzen Aufwand so gut wie nichts mitbekommen. Eine erfolgreiche Veranstaltung kennt vereinfacht gesagt, drei Kernbereiche:

Die frühzeitige Planung bis zur Fertigstellung des Veranstaltungsgeländes
Das Veranstaltungsmanagement laufender Events
Abbau, Feedback und Controlling

In jedem dieser drei Kernbereiche kommt es auf ganz bestimmte Dinge an.

Bei Planung und Organisation haben sich Checklisten für Veranstaltungen etabliert. Bei Großveranstaltungen sind solche Checklisten aber schnell mehrere Seiten lang oder füllen große Excel-Tabellen. Auch ist jede Veranstaltung anders und nicht selten kommt es auf zahlreiche kleine Details an. Eine vollständige Checkliste für Ihre Veranstaltung können wir Ihnen also nicht liefern, allerdings präsentieren wir Ihnen eine Checkliste, die die wichtigsten Punkte beinhaltet.

Es ist nichts Außergewöhnliches, dass im Arbeitsalltag solche Checklisten schnell lang und unübersichtlich werden. Damit Sie den Überblick behalten, sollten Sie am besten mehrere thematisch gegliederte Checklisten führen. Und, so absurd es auch klingt, eine Excel-Liste, in der Sie alle relevanten Checklisten festhalten (und der Einfachheit halber auch verlinken), erleichtert die Planung ungemein!

Teil 1: Checklisten für die Planung einer Veranstaltung

Haben Sie schon ein wenig Erfahrung in der Planung von Veranstaltungen, so wissen Sie, wie viele Fragen bis zum Termin geklärt und welche Aufgaben verteilt werden müssen. Der Umfang ist natürlich von der Art der Veranstaltung abhängig. So macht es einen erheblichen Unterschied, ob Sie etwa als Unternehmen mit einem Großveranstalter zusammenarbeiten, oder eine Veranstaltung völlig selbstständig planen. Ein professioneller Veranstalter trägt dafür Sorge, dass viele wichtige Kleinigkeiten schon frühzeitig geregelt sind. Planen Sie eine Veranstaltung hingegen selbst, so sollte Ihre Checkliste vor allem folgende Punkte und Fragen beinhalten:

Welche behördlichen Auflagen und Vorschriften sind einzuhalten?
Je nach Art und Ort müssen beispielsweise die Feuerwehr, Rettungsdienste und Anwohner in die Planung und Begleitung einer Veranstaltung einbezogen werden
Bei Großveranstaltungen spielt insbesondere die Sicherheit der Besucher eine wichtige Rolle (Platzverhältnisse, Beschilderungen, Sperrungen, Sicherheitskonzepte, Rettungswege, …)
Wie viele Besucher werden erwartet und welche Dinge sind für welche Programmpunkte nötig?
Wie wird eine Veranstaltung beworben oder auf welchem Wege werden Gäste ausgewählt und eingeladen?
Stehen die notwendigen personellen Ressourcen zur Verfügung und/oder muss auf zusätzliche Hilfe durch Dienstleister zurückgegriffen werden?

Sind die wichtigsten Fragen geklärt, ergänzen Sie eine Checkliste um unzählige Details. Beispielhaft planen Sie etwa den Einsatz ihres Veranstaltungsmobiliars, technische Details, die Versorgung mit Energie und Wasser und vieles mehr.

Teil 2: Checklisten für laufende Veranstaltungen

Für Besucher der schönste, für Veranstaltungsmanager aber stressigste Teil ist die laufende Veranstaltung. Sie als Organisator müssen einerseits für einen reibungslosen Ablauf und die Einhaltung des Veranstaltungsplans sorgen, andererseits müssen Sie auch auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet sein. Eine reine Checkliste reicht hier meist nicht mehr aus, sondern ist Teil eines Ablaufplans:

Der Ablaufplan ist am besten in Zeiteinheiten unterteilt und beinhaltet alle relevanten Programmpunkte
Zu jedem Programmpunkt führen Sie eine eigene Checkliste, die alle kritischen Anforderungen und Aufgaben inklusive einer Aufgabenverteilung enthält
Da häufig mit Agenturen und Dienstleistern zusammengearbeitet wird, enthält der Ablaufplan auch alle Kontaktdaten und Ansprechpartner und informiert je nach Größe einer Veranstaltung auch über deren Aufenthaltsort

Allein bewerkstelligen können Sie das Veranstaltungsmanagement ab einer gewissen Größe nicht mehr. Reibungslose Teamarbeit ist also gefragt. Checklisten helfen vorab, dies sicherzustellen:

Wer leitet die Veranstaltung?
Wer übernimmt welche Aufgaben?
Sind die Aufgaben klar definiert?
Ist eine reibungslose Kommunikation sichergestellt?
Stehen „Springer“ zur Verfügung, die bei Problemen schnell handlungsfähig sind?
…

Teil 3: Nach der Veranstaltung

Ist eine Veranstaltung beendet, so lässt der Stress etwas nach. Dennoch gibt es auch hier viele Punkte, die es noch abzuarbeiten gilt:

Abbau aller Aufbauten (ggf. auch die Organisation eines Transports zur nächsten Veranstaltung)
Säuberung des Veranstaltungsgeländes und Entsorgung von Müll
Verwertung und Aufbereitung von Kundenkontakten (Auswertung von Gewinnspielen, Gesprächen oder Kontaktmöglichkeiten)
Feedbackrunde(n) mit Mitarbeitern, Dienstleistern und anderen Beteiligten
Evaluation und Controlling (Kostenkontrolle, Nutzen, …)

Je häufiger Sie Veranstaltungen organisieren, desto routinierter werden Sie in vielen Punkten. Strukturen und Prozesse etablieren sich und der Arbeitsaufwand lässt sich zumindest teilweise reduzieren. Checklisten sind und bleiben dabei ein unverzichtbares Hilfsmittel und sind die Grundlage jeder erfolgreichen Veranstaltung – ob klein oder groß!