Checkliste Sommerfest
Das jährliche Sommerfest gehört zum guten Ton eines teambildenden Unternehmens. Dabei gibt es im Vorfeld einiges zu beachten. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen eine passende Checkliste für Ihre kommenden Sommerfeste mit auf den Weg geben.
Folgende Aspekte sind bei der Planung und Durchführung zu beachten:
1. Budgetierung
2. Datum und Uhrzeit
3. Location
4. Einladungen
5. Catering/Verpflegung
6. Unterhaltungsprogramm
7. Dekoration/Ausstattung
8. Eventuelle Genehmigungen/Sicherheitsvorkehrungen
9. Fotograf/Fotobox
10. Wettervorhersage beobachten
11. Gute Laune
1. Die Budgetierung des Sommerfestes sollte in Abstimmung mit der Geschäftsleitung getroffen werden. Je nach Wünsche der Ausgestaltung des Sommerfestes kann das Budget ein sehr breites Spektrum abdecken. Um Überraschungen bezüglich der Kostenhöhe zu vermeiden, ist es zwingend notwendig, vor der tatsächlichen Beschaffung und Buchung der folgenden Checkliste einige Angebote einzuholen.
2. Dass das Sommerfest in den warmen Monaten stattfinden soll, steht außer Frage. Wichtig sind hierbei vielmehr der Wochentag sowie die Uhrzeit. Plant man ein familienfreundliches Sommerfest? Oder soll in den Abendstunden ausschließlich zusammen gefeiert werden?
3. Die Location kann stark variieren und hängt unter anderem von den Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen ab. Haben Sie genügend Platz, um das Rahmenprogramm sowie die Bewirtung Ihrer Gäste in den eigenen Räumlichkeiten reibungslos zu garantieren? Alternativ bieten viele lokale Gaststätten die Miete eines Saals für eine Veranstaltung an, oftmals auch mit einer schicken Außenterasse bei gutem Wetter.
4. Wer wird eingeladen? Viele Unternehmen nutzen ein Sommerfest, um auch die Familien der Angestellten einzuladen. Wichtig ist, die Einladungen rechtzeitig zu verschicken. Hier empfiehlt es sich, bereits einige Monate vor dem Sommerfest die Planung abgeschlossen zu haben, sodass möglichst viele Angestellte (und eventuell deren Familien) Zeit finden. Oder möchten Sie das Sommerfest sogar ausweiten auf langjährige Geschäftspartner? Das stärkt den Zusammenhalt in der zukünftigen Zusammenarbeit.
5. Was wäre eine Checkliste für ein Sommerfest ohne die Planung des Caterings/der Verpflegung? Hunger und Durst bringt jeder Gast zu so einer Veranstaltung mit. Achten Sie darauf, dass für alle Geschmacksrichtungen, Ernährungsformen und Religionen ausreichend Verpflegung vorhanden ist. Die Zeiten, in denen lediglich ein paar Würstchen auf den Grill gelegt werden, sind lange vorbei. Eine besondere Aufmerksamkeit wäre es, in den Einladungen um Rückmeldungen zu bitten, sollten vereinzelt Unverträglichkeiten auftreten. Hier kann der Cateringservice beraten und ein passendes Menü zusammenstellen.
6. Genau so wichtig auf einem Sommerfest ist das Unterhaltungsprogramm. Spiele für das Teambuilding, eine Band, ein DJ oder Gewinnspiele wie zum Beispiel an einem Glücksrad heben die Stimmung und bringen zu jederzeit Freude – Spiel, Spaß und Spannung sollten im Fokus stehen.
7. Dekoration passend zum Sommer rundet Ihre Location ab. Ob es Blumenketten, Tischdeko oder sogar ein kleiner Beach auf dem Gelände ist, bleibt Ihnen überlassen. Die Ausstattung darf dabei ebenfalls gerne sommerlich ausgestaltet sein. Liegestühle, Stehtische und Bierbänke sind ein Must-Have auf Ihrem Gelände.
8. Sollte Ihr Sommerfest groß ausfallen oder es fehlt der Platz auf dem eigenen Gelände, müssen Sie an benötigte Genehmigungen denken. Straßen- oder Quartiersfeste machen es den Unternehmen vor. Eine Absperrung der Straße kann jederzeit genehmigt werden, muss allerdings frühzeitig bei den örtlichen Behörden angemeldet werden. Der gute Ton empfiehlt zudem, in der Nachbarschaft Bescheid zu geben, dass es eine lange Nacht werden könnte, sollten Sie in der Nähe eines Wohngebietes feiern.
9. Erinnerungen festhalten! Ob Sie sich einen Fotografen engagieren oder eine Fotobox platzieren. Es macht mehr Spaß, als lediglich die eigenen Selfies am Folgetag zu bewundern. Idealerweise stellen Sie jedem Gast im Nachgang Zugriff auf die gemeinsamen Erinnerungen zur Verfügung.
10. Ja, wir reden von einem Sommerfest. Nur leider befinden wir uns nicht in der Karibik – daher sollte man zu jeder Zeit zweigleisig fahren. Ein Plan B für schlechtes Wetter ist ratsam. Oftmals ist es im Idealfall für beide Alternativen – Indoor sowie Outdoor – geplant.
11. Die gute Laune darf nicht fehlen. Wir sind uns sicher, wenn Sie unsere Checkliste zum Sommerfest beherzigen, steht der guten und fröhlichen Laune nichts mehr im Wege. Viel Spaß und tolle, unvergessliche Momente!