Checkliste für Ihre Seminarplanung

Geschäftliche Meetings und private Weiterbildungen florieren in Deutschland wie noch nie. Seminarleiter, Speaker, Coaches und Lehrer stellen sich vor ein großes Publikum und überzeugen mit ihrem Wissen und ihrer Persönlichkeit. Doch das, was die Hallen zum Toben bringt und für alle Beteiligten zu einem unvergesslichen Event wird, geschieht nicht durch Zufall. Wer ein Seminar abhalten möchte, benötigt im Vorfeld ein klares Konzept und eine detaillierte Seminarplanung.

Wenn auch Sie ein Seminar planen und es zu einem vollen Erfolg werden lassen möchten, sind Sie bei Alu-Prospektständer genau richtig. Bei uns erfahren Sie Schritt für Schritt, worauf Sie bei einer erfolgreichen Seminarplanung achten müssen.

Seminarplanung – Vom Groben zum Feinen

Natürlich werden Sie wissen, dass die großen Speaker und Coaches nicht nur mit einer Extraportion Talent gesegnet sind, um die Menschen an ihre Worte zu fesseln, sondern strategische und psychologische Methoden anwenden. Bevor Sie sich damit befassen, wie Sie am besten vor einem Publikum auftreten, sollten jedoch die Rahmenbedingungen stimmen. Denn wenn es um die Seminarplanung geht, ist Organisation einfach alles!

Wenn Sie sich an die folgenden Schritte halten und die „Seminar planen Checkliste“ abhaken, sind Sie, was einen reibungslosen Ablauf angeht, auf der sicheren Seite.

1. Schritt – Sinn des Seminars festlegen

Zunächst ist es im Rahmen der Seminarplanung sinnvoll zu klären, welchen Zweck und welches Ziel das Seminar verfolgt. Was sind die Inhalte und Schwerpunkte? Welche Rolle spielt es in im Weiterbildungsprozess? Gab es schon ähnliche Seminare?

Als Nächstes geht es an die Teilnehmeranalyse: Wie viele Teilnehmer sind zu erwarten? Sind bei ihnen themenspezifische Vorkenntnisse vorhanden und welche Erwartungen haben sie an das Seminar? Haben sie das Seminar selbstständig gebucht oder handelt es sich um eine unternehmensinterne Maßnahme, an der womöglich Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichzeitig teilnehmen? Gibt es Konfliktpotenzial?

2. Schritt – Rahmenbedingungen und Zuständigkeiten

Im nächsten Schritt der Seminarplanung suchen Sie einen passenden Raum mit einer Ausstattung, die Ihrem Vorhaben entspricht. Achten Sie dabei auf eventuell benötigte Zusatzräume, Sanitäranlagen, eine Kantine (falls nötig) und die benötigte technische Ausstattung.

Natürlich sollte das Seminar im Vorfeld beworben und die Anmeldefristen geklärt werden. Auch brauchen Sie einen Ansprechpartner, der Organisatorisches, wie die Administration der Teilnehmeranmeldungen, übernimmt und die Teilnehmer kontaktiert. Regeln Sie bei der Seminarplanung, wer für diese Aufgabe zuständig ist.

3. Schritt – Grob- und Feinschliff Ihrer Präsentation

In diesem Schritt der Seminarplanung gehen Sie die Inhalte Ihrer Präsentation durch. Fragen Sie sich, welche konkreten Lernziele Sie den Teilnehmern beim Seminar vermitteln möchten und wie Sie das erreichen können. Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie für Ihre Präsentation benötigen und ob das Vermitteln der geplanten Inhalte in diesem zeitlichen Rahmen realistisch ist.

Wenn Sie sich thematisch noch unsicher fühlen, sollten Sie bei der Seminarplanung einen Fachmann mit tieferem Fachwissen miteinbeziehen. Um nicht durcheinander zu kommen, sollten Sie Ihre Präsentation gut gliedern und immer wissen, an welcher Stelle im Vortrag Sie sich befinden. Überlegen Sie sich, ob die Gruppen sich selbstständig bilden sollen oder von Ihnen eingeteilt werden?

Soll die Präsentation um bewegtes Lernen ergänzt werden und sprechen Sie mit Ihrem Vortrag auch unterschiedliche Lerntypen an? Am besten halten Sie das bei Ihrer Seminarplanung schriftlich fest, um einen konkreten Plan bei der Seminarplanung zur Hand zu haben.

4. Schritt – Vorbereitung wichtiger Tools

Damit die Präsentation ein voller Erfolg wird, sollten Sie bei einer optimalen Seminarplanung immer Ihre Unterlagen vorbereiten. Dazu zählt Präsentationsmaterial wie Flipcharts oder PowerPoint, Material für Gruppenaufgaben und vielleicht gehört es zum Seminar auch dazu, dass die Teilnehmer eigene Materialien mitbringen – denken Sie in diesem Fall daran, sie rechtzeitig zu kontaktieren.

Ein weiterer wichtiger Punkt der Seminarplanung ist ein ordentlicher, sauberer Seminarraum. Schließlich sollen die Teilnehmer sich wohlfühlen und auf Ihren Vortrag konzentrieren. Sauberkeit und Ordnung wirken stets professionell. Außerdem sind Pausensnacks gerne gesehen. Es geht natürlich nicht um eine aufwändige Verpflegung, aber Kaffee, Tee, Wasser und Knabbereien gehören zum guten Ton.

5. Schritt – Seminardurchführung

Vor dem Eintreffen der Seminarteilnehmer sollten Sie sich vergewissern, ob die Technik funktioniert, alle Unterlagen an Ort und Stelle sind, der Raum gelüftet ist, die und Tische sowie Stühle richtig angeordnet sind.

Zu Beginn des Seminars begrüßen Sie alle Teilnehmer und erläutern Ihren Vortragsplan, damit Ihnen alle folgen können. Nennen Sie den Teilnehmern die Möglichkeiten, wann sie Fragen stellen dürfen und klären Sie, ob Diskussionen erwünscht sind.

Während den Pausen sollte der Raum ausreichend gelüftet werden, Ergebnisse sichtbar gemacht und Materialien für die nächste Einheit vorbereitet werden. Im Anschluss an das Seminar sollten Sie reflektieren, was gut geklappt hat und wo noch Verbesserungsbedarf besteht, ob Lernziele erreicht wurden und anschließend angefallene Unterlagen an die Teilnehmer verschicken.

Seminarplanung – Fazit

Eine gute Seminarplanung kann ganz schön aufwändig sein, ist aber kein Hexenwerk. Wenn Sie sich an die Checkliste halten, die Reaktionen der Teilnehmer beachten und stets wissen, wo genau Sie sich in Ihrem Plan befinden, steht einem erfolgreichen und für alle Seiten unvergesslichen Seminar nichts mehr im Weg.