Die Checkliste für Ihren Büroumzug

Ein Umzug ist fast immer ein aufwändiges und zudem fehleranfälliges Vorhaben. Während diese im privaten Bereich jedoch weniger schlimm sind, ist ein schlecht geplanter oder schlecht umgesetzter Büroumzug weitaus folgenreicher: Im schlimmsten Fall fehlen wichtige Arbeitsmittel, Mitarbeiter können nicht arbeiten und erfolgskritische Prozesse werden gestört. Müssen Kunden in Folge eines Büroumzuges zu lange auf bestellte Produkte warten oder erhalten nicht den gewohnten Service, so hat dies im schlimmsten Falle teure Folgen. Bei einem Büroumzug sollten Sie also nicht dem Zufall überlassen und auf alle Eventualitäten vorbereitet sein.

Welche das sind und wie ein Büroumzug in möglichst kurzer Zeit erfolgreich gelingt, erklären wir Ihnen in diesem Artikel. Orientierung bietet Ihnen außerdem eine nützliche Checkliste, die Sie bei einem Büroumzug berücksichtigen können.

Am Anfang steht die grundsätzliche Planung

Das wichtigste für einen Büroumzug ist natürlich die zeitliche Planung und die Verfügbarkeit von Helfern (Mitarbeiter, Umzugsfirmen, …). Ähnlich wichtig ist die Frage, wie viele Großraumfahrzeuge für den Umzug benötigt werden. Reichen Sprinter oder sollen es doch größere LKW sein? Folgende Punkte auf Ihrer Checkliste sollten Sie also hinlänglich beantworten können:

• Von wo erfolgt der Büroumzug wo hin und müssen bestimmte Dinge, wie etwa Zeitvorgaben, berücksichtigt werden (v.a. bei auslaufenden Mietverträgen)
• Wie viele Fahrten oder Transportfahrzeuge sind nötig. Müssen diese eigens angemietet werden oder stehen vielleicht Firmenfahrzeuge zur Verfügung?
• Falls Fahrzeuge angemietet und durch Mitarbeiter gefahren werden sollen, lohnt es sich nachzufragen, wer noch über die alte Führerscheinklasse 3 verfügt. Damit dürfen Klein-LKW mit einem Maximalgewicht von 7,5 t gefahren werden, statt 3,5 t mit der heutigen Klasse B
• Werden zusätzliche Umzugshelfer benötigt?
• Benötigen Sie Kräne, Transporthilfen oder auch Entsorgungscontainer?

Damit ein Büroumzug auch reibungslos über die Bühne geht, ist es je nach Lage der Räume natürlich ein Segen, wenn die Fahrzeuge möglichst nah am Gebäude parken. Liegen die aktuelle, zukünftigen oder sogar beide Räumlichkeiten in innerstädtischem Gebiet, so sollten Sie sich für die Zeit des Umzuges ein absolutes Halteverbot für andere Verkehrsteilnehmer einräumen lassen. So blockieren Umzugsfahrzeuge weder Straßen und Gehwege, noch muss das Inventar erst mühselig über weite Strecken getragen werden.

• Die Beantragung ist in der Regel beim örtlich zuständigen Ordnungsamt gegen Gebühr möglich (ca. 100 €) und sollte möglichst frühzeitig erfolgen, da Schilder beispielsweise mindestens 72 Stunden vor Beginn aufgestellt werden müssen

Wichtig ist natürlich auch die Frage, wie ein solcher Büroumzug versichert ist, wenn doch einmal etwas schief geht. Beauftragen Sie ein Umzugsunternehmen, so haftet dieses natürlich für Schäden. Wie dies bei Mitarbeitern oder privaten Umzugshelfern ist, ist von Versicherung zu Versicherung verschieden.

Gute Vorbereitung beschleunigt den Büroumzug

Steht der Termin für Ihren Büroumzug fest, so haben Sie in der Regel noch genügend Zeit, gewisse Vorbereitungen zu treffen. So muss am Umzugstermin nur noch das Inventar ausgeräumt, verladen und transportiert werden. Nützlich sind in diesem Zusammenhang folgende Punkte:

• Lösen Sie sämtliche Verkabelungen elektronischer Geräte
• Lösen Sie Wandverankerungen oder Befestigungen mehrerer Möbelstücke, sodass diese einfacher transportiert werden können.
• Einlagen, Regalböden und andere mobile Einbauten erschweren das Tragen und sollten ebenfalls vorher entfernt werden
• Sollen Möbel oder Einrichtungsgegenstände nicht mitgenommen werden, so kennzeichnen Sie diese deutlich

Darüber hinaus ist bei Büroumzügen die Kennzeichnung von Möbelstücken und Inventar hilfreich. So sollten Sie beispielsweise genügend Umzugskisten für jeden Raum bereitstellen und doppelt kennzeichnen: Vermerken Sie aus welchem Raum der Inhalt stammt und vermerken Sie, in welchem Raum der Karton am neuen Standort verbracht werden soll!

Müssen Möbelstücke ab- und wieder aufgebaut werden, so lohnt es sich diese ebenfalls zu kennzeichnen und sogar zu fotografieren. Die Kennzeichnung ist jedoch mit relativ wenig Aufwand möglich: Bekleben Sie Einzelteile mit einem Stück Kreppband und beschreiben diese mit einem individuellen Erkennungsmerkmal (z.B.: Schrank R1, Regalboden).

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter Checklisten anzulegen

Auch bei sorgfältiger Planung kann bei einem Büroumzug schnell mal etwas durcheinanderkommen. Je nach Größe eines Unternehmens ist es aber unmöglich für einen Einzelnen, alle Dinge im Blick zu behalten. Bitten Sie also auch Ihre Mitarbeiter um Hilfe: Diese legen eine Checkliste mit allen Einzelteilen an, die Ihnen gehören und die sie in den neuen Räumlichkeiten ebenfalls benötigen. So können diese dann mühelos überprüfen, ob alles an seinem Platz ist.

Möbel und Inventar, welches während des Umzuges keinem festen Ort zugeordnet werden kann, sollten Sie an zentraler Stelle sammeln. Ist der Umzug erfolgreich über die Bühne gebracht worden, können Mitarbeiter dann selbst Ausschau nach fehlenden Dingen halten, die auf ihren Checklisten stehen.